Informativa sulla privacy per l’employer branding e il reclutamento di Autorola Italia(secondo la normativa danese)
Data di pubblicazione: 07-06-2024
Noi di Autorola Italia gestiamo le attività di employer branding e il processo di selezione del personale attraverso il nostro sito dedicato alle carriere (il “Sito Carriere”) e mediante un sistema correlato di tracciamento delle candidature.
Nella presente informativa sulla privacy spieghiamo come trattiamo i Suoi dati personali se Lei:
Visita il nostro Sito Carriere (Lei è un “Visitatore”).
Si collega a noi tramite il nostro Sito Carriere per creare un profilo e ricevere informazioni su posizioni aperte attuali o future presso di noi (Lei è un “Candidato Collegato”).
Si candida per una posizione presso di noi tramite il nostro Sito Carriere o un servizio di terze parti (Lei è un “Candidato in Candidatura”).
Raccogliamo informazioni su di Lei da altre parti, siti web e servizi, poiché riteniamo che il Suo profilo sia di interesse per posizioni attuali o future presso di noi (Lei è un “Candidato Individuato”).
Riceviamo informazioni su di Lei dai nostri dipendenti o partner, poiché ritengono che il Suo profilo sia di interesse per posizioni attuali o future presso di noi (Lei è un “Candidato Segnalato”).
Riceviamo informazioni su di Lei da un Candidato che La indica come referente che rilascia una referenza (Lei è un “Referente”).
La presente informativa descrive inoltre i diritti di cui dispone quando trattiamo i Suoi dati personali e le modalità con cui può esercitarli.
Quando utilizziamo il termine “Candidato” nella presente informativa, ci riferiamo congiuntamente a Candidati Collegati, Candidati in Candidatura, Candidati Individuati e Candidati Segnalati, salvo ove diversamente specificato.
1. Informazioni sul trattamento dei dati personali
Per dati personali si intendono tutte le informazioni che possono essere collegate, direttamente o indirettamente, a una persona fisica vivente. Esempi di dati personali sono: nome, indirizzo e-mail, numero di telefono e indirizzo IP.
Per trattamento dei dati personali si intende qualsiasi utilizzo automatizzato dei dati personali, come la raccolta, la creazione, l’analisi, la condivisione e la cancellazione dei dati.
Esistono leggi e regolamenti che disciplinano il modo in cui le aziende possono trattare i dati personali, le cosiddette normative sulla protezione dei dati. Diverse normative si applicano a differenti utilizzi dei dati personali e in diverse parti del mondo. Un esempio di normativa rilevante per il nostro utilizzo dei Suoi dati personali, come descritto nella presente informativa, è il Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati (Regolamento UE 2016/679, “GDPR”).
La maggior parte degli obblighi previsti dal GDPR si applica al cosiddetto titolare del trattamento. Il titolare del trattamento è il soggetto che decide le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali.
Il titolare del trattamento può avvalersi di un cosiddetto responsabile del trattamento. Il responsabile del trattamento è un soggetto autorizzato a trattare i dati personali esclusivamente secondo le istruzioni del titolare e non può utilizzarli per finalità proprie.
Noi siamo il titolare del trattamento dei Suoi dati personali per le attività descritte nella presente informativa sulla privacy.
2. Quali dati personali trattiamo?
Tutti gli individui
· Informazioni sul dispositivo - Se visita il nostro Sito Carriere, raccogliamo informazioni sul Suo dispositivo, quali indirizzo IP, tipo e versione del browser, comportamento della sessione, fonte del traffico, risoluzione dello schermo, lingua preferita, posizione geografica, sistema operativo e impostazioni/utilizzo del dispositivo.
· Dati tecnici e statistici - Se visita il nostro Sito Carriere, raccogliamo dati tecnici e statistici relativi all’utilizzo del sito, come informazioni sugli URL visitati e sulle attività svolte sul sito.
· Dati relativi alle comunicazioni - Raccogliamo e conserviamo le Sue comunicazioni con noi, comprese le informazioni fornite nell’ambito di tali comunicazioni. Ciò può includere il contenuto di e-mail, registrazioni video, messaggi sui social media, informazioni aggiunte al Suo account presso di noi, questionari, ecc.
· Dati di contatto -Ad esempio nome, indirizzo e-mail, numero di telefono e indirizzo fisico.
Candidati
· Dati derivanti da colloqui, valutazioni e altre informazioni relative al processo di selezione - Ad esempio appunti dei colloqui, valutazioni e test effettuati, aspettative retributive.
· Informazioni contenute nella candidatura - Ad esempio curriculum vitae, lettera di presentazione, esempi di lavoro, referenze, lettere di raccomandazione e titoli di studio.
· Informazioni presenti nel Suo profilo pubblico - Vale a dire le informazioni raccolte da fonti pubbliche relative alla Sua esperienza professionale, come LinkedIn o il sito web del Suo attuale datore di lavoro.
· Informazioni fornite dai referenti - Vale a dire informazioni ricevute dai nostri dipendenti o partner che La segnalano, oppure dalle persone da Lei indicate come referenti.
3. Da dove riceviamo i Suoi dati personali?
Tutti gli individui
· Dal Sito Carriere - Se visita il nostro Sito Carriere, raccogliamo informazioni tecniche e statistiche sul modo in cui utilizza il sito, nonché informazioni sul Suo dispositivo.
· Direttamente da Lei - La maggior parte delle informazioni che trattiamo viene ricevuta direttamente da Lei, ad esempio quando presenta una candidatura o si collega a noi attraverso il Sito Carriere. Può sempre scegliere di non fornirci determinate informazioni. Tuttavia, alcuni dati personali sono necessari affinché possiamo elaborare la Sua candidatura o fornirLe le informazioni richieste.
Referenti
· Dalla persona per la quale Lei funge da referente - Se un Candidato La indica come referente, raccoglieremo i Suoi dati di contatto dal candidato per poterLa contattare.
Candidati
· Da fonti pubbliche - Possiamo raccogliere dati personali da fonti pubbliche quali LinkedIn o il sito web del Suo attuale datore di lavoro.
· Dalle nostre segnalazioni - Possiamo ricevere informazioni su di Lei dai nostri dipendenti o partner (ad esempio fornitori di servizi di selezione del personale), quando ritengono che il Suo profilo sia di interesse per posizioni attuali o future.
· Dai Suoi referenti - Se ci fornisce nominativi di referenti, possiamo raccogliere da questi, informazioni che La riguardano.
· Dati creati da noi o in collaborazione con Lei - Le informazioni sulla Sua candidatura e sul Suo profilo sono generalmente create da noi, oppure da noi insieme a Lei, durante il processo di selezione. Ciò può includere, ad esempio, appunti di colloqui, valutazioni e test.
4. Per quali finalità trattiamo i Suoi dati personali?
Tutelare e far valere i nostri diritti, interessi e quelli di terzi, ad esempio nell’ambito di controversie legali.
Interessati coinvolti: le persone interessate dalla questione legale, che possono appartenere a tutte le categorie sopra indicate.
Categorie di dati utilizzate: tutte le categorie di dati personali sopra elencate.
Condividere i Suoi dati personali con altri destinatari per le finalità indicate nella Sezione 5 qui sotto.
Interessati coinvolti: variabili a seconda della finalità della condivisione.
Categorie di dati utilizzate: tutte le categorie di dati personali sopra elencate.
Raccogliere informazioni sull’utilizzo del Sito Carriere tramite cookie e altre tecnologie di tracciamento, come descritto nella nostra Cookie Policy.
Interessati coinvolti: Visitatori.
Categorie di dati utilizzate: informazioni sul dispositivo.
Mantenere, sviluppare, testare e garantire la sicurezza del Sito Carriere
Interessati coinvolti: Visitatori.
Categorie di dati utilizzate: informazioni sul dispositivo; dati tecnici e statistici.
Analizzare l’utilizzo e le prestazioni del Sito Carriere e dei suoi contenuti per ottenere statistiche e migliorare le prestazioni operative
Interessati coinvolti: Visitatori.
Categorie di dati utilizzate: informazioni sul dispositivo; dati tecnici e statistici.
FornirLe aggiornamenti sulle opportunità lavorative presso di noi
Interessati coinvolti: Candidati Collegati.
Categorie di dati utilizzate: dati di contatto; dati relativi alle comunicazioni.
Valutare i profili e le candidature ricevute, inclusa la comunicazione con Lei riguardo alla candidatura e al profilo
Interessati coinvolti: Candidati Collegati; Candidati in Candidatura.
Categorie di dati utilizzate: tutte le categorie di dati personali sopra elencate.
Raccogliere e valutare il Suo profilo professionale di nostra iniziativa, inclusa la comunicazione con Lei riguardo al profilo
Interessati coinvolti: Candidati Individuati; Candidati Segnalati.
Categorie di dati utilizzate: tutte le categorie di dati personali sopra elencate.
ContattarLa direttamente per specifiche future opportunità lavorative
Interessati coinvolti: Candidati.
Categorie di dati utilizzate: tutte le categorie di dati personali sopra elencate.
Registrare il/i colloquio/i con Lei
Interessati coinvolti: Candidati.
Categorie di dati utilizzate: dati relativi alle comunicazioni.
ContattarLa per chiederLe di partecipare a sondaggi
Interessati coinvolti: Candidati.
Categorie di dati utilizzate: tutte le categorie di dati personali sopra elencate.
ContattarLa per richiederLe informazioni su un candidato e valutare le informazioni fornite
Interessati coinvolti: Referenti.
Categorie di dati utilizzate: dati di contatto; dati relativi alle comunicazioni.
5. Con chi condividiamo i Suoi dati personali?
I nostri fornitori di servizi - Condividiamo i Suoi dati personali con fornitori che mettono a disposizione servizi e funzionalità nell’ambito delle nostre attività di employer branding e selezione del personale. Ad esempio, fornitori di servizi di recruiting e il fornitore del nostro Sito Carriere e del relativo sistema di tracciamento delle candidature.
Uso dell’AI nel processo di recruiting
Il nostro sistema di recruiting, Teamtailor, include funzionalità generate con l’AI per aiutare a ottimizzare i processi di recruiting. Le funzionalità AI sono create tramite ChatGPT di OpenAI e sono elementi opt-in. Ci siamo assicurati che i tuoi dati vengano conservati all’interno dell’UE e che OpenAI non compia alcun training dell’AI basandosi sui tuoi dati.
In Autorola Group abbiamo deciso di attivare le seguenti funzionalità AI: riassunto del curriculum e suggerimento di candidati adatti provenienti dal gruppo di talenti per specifiche posizioni. Queste funzionalità non attuano un processo decisionale o di profilazione automatizzati e le decisioni di selezione dei candidati adatti sono sempre prese dai nostri collaboratori che si occupano di HR e recruiting.
Società del gruppo - Condividiamo i Suoi dati personali con società appartenenti al nostro gruppo quando ci forniscono servizi e funzionalità relativi ai processi di employer branding e selezione, come l’accesso a determinati sistemi e software.
Aziende che forniscono cookie sul Sito Carriere - Se presta il Suo consenso, alcuni cookie vengono installati da aziende terze che utilizzeranno i dati raccolti conformemente alle proprie informative sulla privacy. Le informazioni sui cookie interessati sono disponibili nella nostra Cookie Policy.
Autorità e altri soggetti pubblici - Condividiamo i Suoi dati personali con autorità e altri soggetti pubblici quando siamo legalmente obbligati a farlo.
Parti coinvolte in procedimenti legali - Se necessario per proteggere o difendere i nostri diritti, possiamo condividere i Suoi dati personali con autorità pubbliche o altre parti coinvolte in procedimenti legali potenziali o in corso, ad esempio in caso di contestazioni per discriminazione.
Fusioni, acquisizioni e operazioni simili - Nel contesto di una potenziale fusione, vendita di attività aziendali, finanziamento o acquisizione totale o parziale della nostra attività da parte di un’altra società, potremmo condividere i Suoi dati personali con le parti coinvolte nell’operazione.
6. Su quali basi giuridiche trattiamo i Suoi dati personali?
Per trattare i Suoi dati personali dobbiamo disporre di una base giuridica ai sensi del GDPR.
Quando trattiamo i Suoi dati personali per le finalità descritte nella presente informativa, la base giuridica normalmente utilizzata è il nostro legittimo interesse a reclutare talenti dotati delle competenze rilevanti per la nostra organizzazione.
Abbiamo concluso che:
disponiamo di un legittimo interesse a effettuare tali trattamenti;
il trattamento è necessario per perseguire tale finalità;
il nostro interesse prevale sul Suo interesse a non vedere trattati i dati per tale finalità.
Può contattarci per ulteriori informazioni sulle valutazioni effettuate. Si vedano le Sezioni 9 e 10 per i nostri recapiti.
Possono esistere circostanze specifiche in cui il trattamento viene effettuato solo a seguito del Suo consenso. È il caso, ad esempio, della registrazione di un colloquio. Per maggiori informazioni sul diritto di revocare il consenso, si veda la Sezione 9.
7. Quando trasferiamo i Suoi dati personali al di fuori dell’UE/SEE e come li proteggiamo?
Cerchiamo sempre di trattare i Suoi dati personali all’interno dell’Unione Europea/Spazio Economico Europeo (UE/SEE).
Tuttavia, alcuni dei nostri fornitori trattano i dati personali al di fuori dell’UE/SEE. Utilizziamo inoltre fornitori la cui società madre, o la società madre di eventuali subfornitori, ha sede al di fuori dell’UE/SEE.
In tali casi abbiamo valutato il rischio che i dati personali possano essere divulgati a Paesi extra UE/SEE, ad esempio a seguito di richieste da parte delle autorità.
Anche qualora un altro destinatario dei Suoi dati personali (come descritto nella Sezione 5) abbia sede al di fuori dell’UE/SEE, ciò comporterà un trasferimento dei dati personali al di fuori dell’UE/SEE.
Quando noi o uno dei nostri fornitori trasferiamo dati personali al di fuori dell’UE/SEE, garantiamo che venga utilizzata una garanzia riconosciuta dal GDPR.
Utilizziamo le seguenti garanzie:
Inoltre, adottiamo adeguate misure tecniche e organizzative per proteggere i dati personali in caso di divulgazione.
Per ulteriori informazioni sui trasferimenti di dati al di fuori dell’UE/SEE, è possibile contattarci utilizzando i recapiti indicati nelle Sezioni 9 e 10.
8. Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati personali?
Tutti gli individui
Se trattiamo i Suoi dati personali per tutelare e far valere i nostri diritti, conserveremo tali dati fino alla completa e definitiva risoluzione della questione legale pertinente.
Visitatori
Conserviamo i dati personali per un (1) anno per finalità di sicurezza. I periodi di conservazione dei cookie sono descritti nella Cookie Policy. Conserviamo inoltre i dati personali utilizzati per analizzare le prestazioni del Sito Carriere per tutto il tempo in cui conserviamo dati personali relativi ad altre finalità.
Candidati
Se è un Candidato Collegato, conserveremo i Suoi dati personali per tutto il periodo in cui rimarrà collegato a noi.
Per gli altri tipi di candidati, conserveremo i dati personali per valutare la Sua idoneità rispetto alle posizioni aperte.
Se il processo di selezione iniziale non ha esito positivo, conserveremo i Suoi dati personali per il tempo necessario a valutare eventuali future opportunità lavorative pertinenti e, se del caso, contattarLa.
Se verrà assunto, conserveremo i Suoi dati personali durante il rapporto di lavoro per finalità diverse da quelle indicate sopra, delle quali verrà specificamente informato.
Referenti
Conserviamo i Suoi dati personali per lo stesso periodo in cui conserviamo i dati personali del candidato per il quale ha svolto il ruolo di referente.
9. Quali diritti ha e come può esercitarli?
In questa sezione trova informazioni sui diritti che Le spettano quando trattiamo i Suoi dati personali.
Se desidera esercitare uno dei diritti elencati di seguito, Le suggeriamo di:
visitare la Pagina Data & Privacy del nostro Sito Carriere, dove sono disponibili strumenti per l’esercizio dei diritti;
accedere al Suo account presso di noi e utilizzare le impostazioni disponibili;
contattarci direttamente all’indirizzo csg@autorola.com.
Diritto all’informazione
Ha il diritto di essere informato su come trattiamo i Suoi dati personali e di essere informato qualora intendessimo trattarli per finalità diverse da quelle per cui sono stati originariamente raccolti.
Diritto di accesso ai dati personali
Ha il diritto di sapere se trattiamo dati personali che La riguardano e di riceverne una copia, nonché informazioni sulle modalità di trattamento.
Diritto alla portabilità dei dati
Può richiedere una copia dei dati personali trattati sulla base di un contratto o del Suo consenso, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
Se tecnicamente possibile, può anche richiedere il trasferimento diretto dei dati a un altro destinatario.
Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”)
In determinati casi ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che La riguardano, ad esempio quando:
Diritto di opposizione
Ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali basato sul nostro legittimo interesse, facendo riferimento alla Sua situazione personale.
Diritto alla limitazione del trattamento
Se ritiene che i dati personali siano inesatti, che il trattamento sia illecito o che le informazioni non siano necessarie per una determinata finalità, può richiedere la limitazione del trattamento.
Può inoltre richiedere la limitazione del trattamento mentre stiamo valutando una Sua opposizione.
Durante il periodo di limitazione, salvo la conservazione, i dati saranno trattati soltanto con il Suo consenso oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di diritti in sede giudiziaria, per la tutela dei diritti di altre persone o per motivi di rilevante interesse pubblico.
Diritto di rettifica
Ha il diritto di richiedere la rettifica delle informazioni inesatte e il completamento di quelle che ritiene incomplete.
Diritto di revoca del consenso
Quando il trattamento è basato sul Suo consenso, può revocarlo in qualsiasi momento.
In tal caso, interromperemo il trattamento per le finalità per le quali il consenso è stato revocato. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca stessa.
Diritto di proporre reclamo
Se ha reclami relativi al trattamento dei Suoi dati personali, può presentarli all’autorità di protezione dei dati competente in Italia. I relativi recapiti sono disponibili qui: Home - Garante Privacy.
Può inoltre presentare reclamo all’autorità nazionale per la protezione dei dati del Suo Paese, se residente nell’UE, oppure all’Information Commissioner’s Office (ICO) se residente nel Regno Unito: Make a complaint | ICO.
10. A chi può rivolgersi per commenti o domande?
Se desidera contattarci per esercitare i Suoi diritti oppure se ha domande, commenti o dubbi riguardo al trattamento dei Suoi dati personali, può scriverci all’indirizzo e-mail: jobs@autorola.it
11. Aggiornamenti della presente informativa sulla privacy
Aggiorniamo la presente informativa sulla privacy quando necessario, ad esempio:
quando iniziamo a trattare i Suoi dati personali in un modo nuovo;
quando desideriamo rendere le informazioni ancora più chiare;
quando ciò è necessario per conformarci alle normative applicabili in materia di protezione dei dati.
La invitiamo a consultare periodicamente questa pagina per verificare eventuali modifiche.
Può sempre controllare la parte superiore della pagina per vedere la data dell’ultimo aggiornamento della presente informativa sulla privacy.
